第二节 财产清查的基本方法
财产清查是一项非常复杂细致的工作,它不仅是会计部门的一项重要任务,而且是各个财产物资经营部门的一项重要职责。
为了妥善做好财产清查工作,使它发挥应有的积极作用,必须在清查前,特别是全面清查以前,协调各方面力量,做好充分准备,成立清查组织。
财产清查之前的业务准备工作具体包括以下三方面:
1.会计部门应在财产清查之前,将有关账簿登记齐全,结出余额,做好账簿准备,为账实核对提供正确的账簿资料。会计人员要做好账簿的登记工作,做到账账相符、账证相符;
2.财产物资的保管使用等相关业务部门,应登记好所经管的全部财产物资明细账,并结出余额。将所保管以及所用的各种财产物资归位整理好,贴上标签,标明品种、规格和结存数量,以便盘点核对;
3.准备好各种计量器具和清查登记用的清单、表格等。通常有“实存账存对比表”、“未达账项登记表”、“盘存单”、“财产物资清查盈亏明细表”、“库存现金盘点报告表”、“银行存款余额调节表”、“往来款项清查报告单”,以便将盘点结果填入准备好的各种表格,作为调整账面记录的原始凭证和对账记录。
在完成以上各项准备工作以后,清查人员应依据清查对象的特点、预先确定的清查目的,采用合适的清查方法实施财产清查和盘点。
一、货币资金的清查方法
(一)库存现金的清查
库存现金是指存于企业,用于日常零星开支的现钞。库存现金的清查,首先采用实地盘点的方法确定库存现金的实存数,然后再与库存现金日记账的账面余额相核对,确定账存数与实存数是否相等以及盈亏情况。库存现金的盘点应由清查人员会同出纳人员共同负责。
库存现金清查主要包括两种情况:
1.经常性的现金清查,即由出纳人员每日清点库存现金实有数,并与库存现金日记账的账面余额核对,这是出纳人员日常进行的工作。
2.定期或不定期清查,为了加强对出纳工作的监督,及时发现可能发生的库存现金差错或丢失,防止贪污、盗窃、挪用公款等不法行为的发生,确保库存现金安全完整,各单位应建立库存现金清查制度。由有关领导和专业人员组成清查小组,定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点。重点检查账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为。
清查时,出纳人员必须在场,库存现金由出纳人员经手盘点,清查人员从旁监督。同时,清查人员还应认真审核库存现金收付凭证和有关账簿,检查财务处理是否合理合法、账簿记录有无错误,以确定账存数与实存数是否相符。
在库存现金盘点结束后,直接填制“库存现金盘点报告表”,由盘点人员、出纳人员及其相关负责人签名盖章,并据以调整库存现金日记账的账面记录。
“库存现金盘点报告表”兼有“盘存单”和“实存账存对比表”的作用,是反映库存现金实有数和调整账簿记录的原始凭证。
(二)银行存款的清查
银行存款的清查与库存现金清查不同,银行存款的清查通过将银行存款日记账与开户银行转来的对账单进行核对,以查明银行存款的实有数额。银行存款日记账与开户银行转来的对账单不一致的原因有两个方面:一是双方或一方记账有误;二是存在未达账项。
所谓未达账项,是指企业与银行之间由于凭证传递上的时间差,一方已登记入账,另一方因尚未接到凭证而未登记入账的款项。对于未达账项,应通过编制银行存款余额调节表进行调整。